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会议记录的结构

UPTATED::2014/01/15

 

简述:准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔以补充手工记录。要备有一份议程表和其他的相关资料和文件,在需要核对相关数据和事实时,随时使用。......

会议记录做好准备工作

准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔以补充手工记录。要备有一份议程表和其他的相关资料和文件,(文章由善达会议策划公司整理编辑),在需要核对相关数据和事实时,随时使用。

在开会之前提前到达会场,(文章由善达会议策划品牌整理编辑),安排好做会议记录的地方,迅速做出一张与会人员的座位图便于识别会议上的发言者(特别是对于新任秘书的人员来说)。提前参阅一下其他的会议记录,揣摩一下其行文结构、细节内容。在利用录音机的同时,必须手工记录,这样不仅整理记录的速度快,而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容。

(二)会议记录的内容

(1)会议描述:包括会议类型、时间、日期、地点。

(2)与会者姓名:主席的名字在最前面,办事员的名字在最后。

(3)缺席者请假条。

(4)宣读上次会议记录。

(5)上次会议记录因记录产生的问题。

(6)通信情况。

(7) —般事务——决议应包括会议上的确切措词。

(8)其他事务——按在会上进行的顺序记录。

(9)下次会议日期。

1(10)主席签名。会议记录在主席签上名后应写上会议日期。

(三)会议记录的结构佘议记录的结构是:标题+正文+尾部。
1.标题

一种是会议名称+文种,如“XX集团公司第三届董事会会议记录”f另一种是文种,如“会议记录”。

2.正文

正文的结构是首部+主体+结尾。

(1)首部主要包括会议概况、会议名称、会议地点、会议主席(主持人)、会议列席和缺席情况及会议记录人签名等。

(2)主体包括会议议题、发言人及其发言内容,以及会议决议。如果有多个议题,可以在议题前分别加上序号;记录每人的发言时都要另起一行,写明发言人的姓名,然后加上冒号;决议事项应分条列出,有表决程序的要记录表决的方式和结果。

(3)结尾处另起行,写明“散会”并注明散会时间。

3.尾部

右下方写明“主持人:(签字)”、“记录人:(签字)”。
 


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原文标题:会议记录的结构
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