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发送会议通知的要求

UPTATED::2014/06/23

  ①提前宣布

  重要的会议,各瑶项濒准备工作就绪后,就要尽早宣布会议告诉,以便与会人员提前做好准备:约请性会议为精确计算与会人数,须提前一周以上宣布告诉,并附上回执。回执中要受约请人填写名字、

  性别、年纪、工作单位、职务或职称、是不是参加会议、预定房间规范、提交论文题目或材料称号、回程车船机票挂号等信息。通常的会议也大概提前发告诉,但没有必要过早宣布,避免状况发生改变或

  形成忘记。

  ②按规则规模发

  至于会议告诉应发到哪一级单位或人员,应按规则处理。没有规则时,应依照常规和具体状况处理。假如该被告诉的人未接到告诉,他可以提出这次会议没有依照法定程序举办,并否认会议的效力。接到告诉的人不参加会议,是他自己抛弃权力:可是组织者不发告诉或告诉有过错,就是组织者的职责。

  ③执行到人

  在发送会议告诉时应仔细断定与会人员的规模,确保给断定的每一位与会者发送会议告诉。告诉的信封上应精确标明与会者的具体地址、工作单位、名字等,并在明显方位上夺目地标出“会议告诉”的字样。可将会议中运用的有关票证(入场券、代表证、坐次号、编组名单以及就餐证、搭车证等)与会议告诉一并发送;  。必要时,在告诉送出之后以电话等方法同与会人员取得联系,执行对方是不是收到告诉、是不是能参加会议等项内容。有些单位发会议告诉时,需求当事人签名,若当事人不在,就请别人代为告诉,也需求代告诉人签名,事后告诉人要追寻执行。

  ④平常打好根底

  做好发放告诉工作需要在平常打好根底,不能忽略一些细微琐碎的事情,如领导同志、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址、电话、电子邮件地址等要注意知道精确,依据改变及时修改。


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原文标题:发送会议通知的要求
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