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会议信息的整理

UPTATED::2014/06/26

  秘书在会议现场作的讲话记载很可能有遗失或过错,需要会后及时予以核实。两位秘书一起记载的,需将两份记载对照、彼此弥补,然后组成一份较完好的会议记载。有录音的,应将录音与文字记载核对、弥补或修

  改。会场上未听清的内容,尤其是重要的人名、地名、时刻、数据、引文等,有必要找讲话人核实无误。

  1.汇总

  小型的会议只要一份会议记载,天然比较简单。如果是大中型会议,或一起有几个会场,或既有大会讲话又有小组讨论,信息来历不止一处,就需要汇总。信息汇总首先是把多种会议记载汇合在一起,或听取、记载

  各小组的口头报告,或收阅讲话人的讲话稿,或搜集与会者提交的书面讲话稿。总归,应将会议全过程中所供给的信息尽可能完全、完好地搜集、汇总在一起。

  2,收拾与选择

  汇总的信息往往是很多而涣散的,甚至是凌乱、良莠不齐的,有必要加以收拾。收拾即是“归纳”,投0将大都的、同类的信息归纳在一起。剩卜个别的,如果是重要的、正确的,天然也应该选择出来,这即是“选择”

  。选择即是过滤、选择出有用的信息,一起把极少数陈腐、不真实、无意义的信息摒弃。

  3.编写

  经选择的信息,仍然是原始信息,须由秘书加以编写。编写的办法可以是归纳法,即秘书把一起的、有代表性的定见予以归纳、归纳,用简明的文字从头表达。第二种办法是“摘要法”,即把重要的讲话原文原句摘

  录。对相片、录音和录像则可采取选用和编排的办法。总归,秘书应将会议的文字与印象信息编写并选择出来,印制成资料,供与会人员学习参阅;

  4.发送或归档

  经编选、印制的资料,有利于会议进展的,应及时发送给与会人员。暂时不必但日后有参阅价值的资料,则应立卷、归档,以备会后覆按之用。

 

 

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