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体验型活动会议策划的思路与对策

UPTATED::2015/06/17
中国社会经济正在由功能时代走向体验时代,会议也开始由 “任务型会议”向 “体验型会议”转型升级。那么,体验型会议如何策划与组织呢?
 
  会议是人类群体面对面交流的主要方式,是几乎所有机构运营管理不可或缺的重要手段。作为一种社会性活动,会议伴随着人类社会的产生而产生,又伴随着人类社会的发展而发展。根据社会经济发展的水平,我们可以把会议的发展分成三个阶段:一个是简单工具阶段。由于各种因素的制约,人类社会从诞生到市场经济发展起来之前的很长一段时间里,会议只是一种简单的工具,用来交流思想、讨论问题。这一时期的会议,内容与形式都比较简单,因而没有什么“策划”可言;第二个是“任务”阶段。市场经济逐步发展起来,会议数量开始增多,会议规模开始增大,会议的专业性也开始增强。这一时期的会议带有明显的“任务”色彩——参与者各方大多是出于完成工作“任务”而参与其中的;第三个是体验阶段。随着社会经济的持续发展以及生活水平的不断提高,人们开始意识到,会议参与者在会议中的感受对于会议成败的影响越来越大,会议策划人只有关注参与者在会议中的感受,才有可能使自己的会议取得理想的效果。对于这种关注参与者个人感受的会议,我们称之为“体验型会议”。
  中国社会经济正在由功能时代走向体验时代,会议也开始由 “任务型会议”向 “体验型会议”转型升级。在这种背景下,深入研究会议运营管理发展变化的规律,认真分析体验时代会议策划的思路与对策,无论是对于会议组织机构、会议策划人,还是对于面向未来的中国会议产业来说,就显得十分紧迫而有现实意义。
  一、客户体验与会议体验
  Harley Manning在《体验为王》一书中指出,客户体验(customer experience)就是客户在与你的产品或服务互动时的感受:激动、高兴、安心,或紧张、失望、沮丧。体验专家普遍认为,客户体验是决定客户回头率的核心因素,是企业竞争致胜的法宝。
  Harley Manning将客户体验分成了三个层级:
  较低级别的客户体验是“满足需求”,特点是“我达到了目的”;
  中等级别的客户体验是“容易性”,即客户会觉得“不用太费周章”;
  最高级别的客户体验是“愉悦”,表现为“我对此颇感满意”。
  客户为什么重视体验呢?体验专家认为,功能时代,人们一直为“生活需要”而奔波,没有能力来追求所谓的“愉悦的客户体验”。如今不同了,社会经济的发展改变了人们的想法,让人们的需求有机会由“功能”向“体验”发展。
  根据Harley Manning的“客户体验金字塔”,比照我国各行业客户体验所处的层级水平,可以发现,每个行业和领域其实都有很大的提升空间。会议与会议市场当然也不例外。
  策划并组织会议,实际上是在为会议参与者各方,包括参会者、参展商、嘉宾、演讲人等,提供一种“会议体验”。在这一点上,所有的会议都一样,包括政府会议、社团会议、企业会议等。从市场角度来说,如果会议策划人把会议参与者都看成是自己的“客户”,那么他们在会议过程中的各种感受,就是“会议体验”。
  在功能时代,举办会议大多是为了完成开会的“任务”:该开的会开了,该来的人来了,该讲的话讲了,该讨论的问题讨论了,开会的“任务”也就完成了。体验时代,会议参与者不愿意再做会议“任务”完成的被动配合者,他们希望在会议中扮演更加积极的角色,得到良好的“会议体验”。对于绝大多数成长于功能时代的会议策划人来说,要策划并管理这样的会议,困难是显而易见的。不过我们也不用太过担心,因为无论是“客户体验”,还是“会议体验”,要达到最高的体验层级,总是需要一个过程的。
  与简单产品或服务不同的是,会议是一项复杂的社会活动,需要很多人、很多机构积极合作,才能创造出良好的体验效果。一次完整的“会议体验”,至少应该包括以下几个方面:
  ▲  包括各方会议参与者:主办机构、支持机构、参会者、赞助商、演讲人、参展商等;
  ▲  贯穿于整个会议过程当中:从会前、会中到会后;
  ▲  包括线上与线下;
  ▲  涵盖参与者工作及个人两个方面的需求。

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原文标题:体验型活动会议策划的思路与对策
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