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会议策划过程中需要注意的13个细节

UPTATED::2015/06/18

一般在找到适当的会议承办商后,并不意味着作为会议执行方的您就没有什么可做的了,要想会议能够顺利进行,专家认为还需要主办方深入把握很多细节工作:

  1、 在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“时间进度表”;

  2、 如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。

  3、 会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,您还得负责收取会务费。

  4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。

  5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告之会议承办方,请他们协助制定。

  6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

7、 正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

  8、 报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店和您不必要的麻烦。

  9、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。

  10、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解清。

  11、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

  12、 做好会议期间的协调工作。

13、 会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告,备档。

 


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原文标题:会议策划过程中需要注意的13个细节
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